Francigena S.r.l.

Normativa di riferimento
La Legge 190/2012 - "Legge anticorruzione" - prevede una serie di misure preventive e repressive contro la corruzione e l'illegalità in generale nella pubblica amministrazione e negli Enti di diritto privato in controllo pubblico quale Francigena srl.
L'obiettivo principale è la prevenzione, attraverso politiche di trasparenza e procedure di controllo interno.
Il legislatore e l'ANAC - Autorità Nazionale Anticorruzione, inoltre, hanno ritenuto necessario e imprescindibile il contributo del dipendente e del cittadino nella lotta a tale fenomeno attraverso lo strumento della "segnalazione" che è oggetto di tutela particolare.

CONDOTTE ILLECITE DA SEGNALARE
Sono considerate rilevanti tutte le segnalazioni relative a comportamenti, rischi, reati, irregolarità a danno di persone fisiche, giuridiche o dell’interesse pubblico.
Poiché non esiste un elenco tassativo ed univoco di illeciti che costituiscono l’oggetto di una segnalazione, questa può riguardare azioni od omissioni, commesse o tentate, che siano:

    Penalmente rilevanti;
    Poste in essere in violazione dei codici di comportamento o di altre disposizioni aziendali sanzionabili in via disciplinare;
    Suscettibili di arrecare un pregiudizio patrimoniale alla società;
    Suscettibili di arrecare un pregiudizio all’immagine della società;
    Suscettibili di arrecare un danno alla salute o sicurezza dei dipendenti, utenti e cittadini o di arrecare un danno all’ambiente;
    Pregiudizievoli per gli utenti dell’ente per i dipendenti e altri soggetti che svolgono la loro attività presso la società.

Il whistleblowing non riguarda lamentele di carattere personale, rivendicazioni e istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro o che investano la sfera dei rapporti con i superiori gerarchici o con i colleghi, per le quali occorre fare riferimento alla disciplina e alle procedure di competenza del Servizio Personale e del Comitato Unico di Garanzia.
Le condotte illecite segnalate devono riguardare situazioni di cui il segnalante sia venuto direttamente o indirettamente a conoscenza, anche casualmente, in ragione del rapporto di lavoro e del ruolo rivestito.
Le segnalazioni fondate sul sospetto o sul pettegolezzo non possono invece essere considerate meritevoli di tutela in quanto è necessario tenere conto dell’interesse dei terzi oggetto delle informazioni riportate nella segnalazione ed evitare al contempo che l’amministrazione o l’ente svolga attività ispettive interne che rischiano di essere poco utili e comunque dispendiose.
Resta infine fermo il requisito della veridicità dei fatti a tutela del denunciato.
A titolo esemplificativo, riportiamo di seguito un elenco delle diverse tipologie di illeciti che è possibile selezionare all’atto di creazione di una segnalazione:

- Corruzione
- Istigazione alla corruzione
- Abuso
- Furto
- Illecito
- Mobbing
- Assenteismo
- Comportamenti violenti o molesti
- Altro

MODALITA' DI SEGNALAZIONE E TUTELE CONSEGUENTI
Le segnalazioni potranno pervenire sia da dipendenti di Francigena srl che da soggetti esterni.
Le segnalazioni potranno essere effettuate

1. direttamente tramite piattaforma dedicata raggiungibile al link https://francigena.segnalazioni.net/
2. servizio postale (posta ordinaria o con raccomandata A/R ed indirizzata al RPCT con la dicitura riservata personale). L’indirizzo di posta ordinaria della società, alla c.a. del RPCT in qualità di Gestore della Segnalazione. In questo caso, è necessario che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata” al RPCT quale Gestore della segnalazione. La segnalazione sarà poi oggetto di protocollazione riservata, anche mediante autonomo registro, da parte del Gestore della Segnalazione,

E' assolutamente importante che le segnalazioni siano il più dettagliate possibile e offrano il maggior numero di elementi al fine di consentire Francigena srl di effettuare le dovute verifiche, mentre è sufficiente che il segnalante ritenga probabile che si sia verificato un fatto illecito nel senso sopra indicato.
I dati forniti saranno trattati secondo le modalità indicate nell'informativa specifica di cui sotto, unitamente alla privacy policy del sito Francigena srl.

PROCEDURA SUCCESSIVA ALLA SEGNALAZIONE
Entro 7 giorni dell’assegnazione del protocollo del RPCT, il quale prende in carico la segnalazione per una prima sommaria istruttoria da effettuare entro 15 giorni dalla data di trasmissione della segnalazione determinando l’ammissibilità e la ricevibilità e, se quanto denunciato non è stato adeguatamente circostanziato, richiede chiarimenti al segnalante mediante l’applicativo informatico. Nel caso di segnalazione recapitata secondo altre modalità, il responsabile dell’istruttoria richiede approfondimenti attraverso mail, se nota, protocollata in modalità riservata.
Una delle prime verifiche che occorre effettuare è se il segnalante riveste, o meno, la qualifica di dipendente Francigna s.r.l. o dipendente privato che presta la propria attività in favore della società:

• collaboratori e consulenti esterni;
• dipendenti e collaboratori delle imprese che svolgono lavori o forniscono beni e servizi in favore della società;
• coloro che segnalano o divulgano informazioni acquisite nell’ambito di un rapporto di lavoro con Francigena s.r.l. nel frattempo terminato;
• coloro che, in mancanza di un rapporto di lavoro in essere, segnalino informazioni acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi delle trattative precontrattuali avviate da Francigena s.r.l.

Nel caso in cui si rilevi un’evidente e manifesta infondatezza, inammissibilità o irricevibilità si procede ad archiviare la segnalazione. Nello specifico, costituiscono
possibili causali di archiviazione:
manifesta mancanza di interesse all’integrità della pubblica amministrazione;
manifesta incompetenza del RPCT sulle questioni segnalate;
contenuto generico della segnalazione/comunicazione o tale da non consentire nessun approfondimento;
segnalazioni aventi ad oggetto i medesimi fatti trattati in procedimenti già definiti.
Se procede all’archiviazione il RPCT valuta se la segnalazione (e la relativa documentazione) debba essere trasmessa ad altri uffici interni di Francigena s.r.l. per i profili di competenza.
Nell’ipotesi in cui non ricorra alcuno dei casi di archiviazione sopra riportati il RPCT provvede a verificare la segnalazione ricevuta, anche acquisendo ogni elemento utile alla valutazione della fattispecie, avendo cura di adottare misure idonee ad assicurare la riservatezza dell’identità del segnalante laddove gli approfondimenti richiedano il necessario coinvolgimento di soggetti terzi. Ciò anche attraverso:

1. richiesta di notizie, informazioni, atti e documenti all'amministratrice unica;
2. richiesta di notizie, informazioni, atti e documenti ad altri uffici di Francigena;
3. richiesta di chiarimenti, documentazione e informazioni ulteriori al segnalante (mediante il sistema informatico o attraverso mail se nota) e/o a eventuali altri soggetti terzi coinvolti nella segnalazione;
4. audizione del Whistleblower.

Successivamente procede all’analisi della documentazione e degli elementi ricevuti e a deliberare sul fumus di quanto rappresentato nella segnalazione (ciò in quanto il RPCT non accerta i fatti, ma svolge un’attività di verifica e di analisi).

Più nello specifico il RPCT dovrà verificare:

• se quelle segnalate sono « condotte illecite»;
• se le suddette condotte riguardano, o meno, situazioni di cui il soggetto è venuto direttamente a conoscenza « in ragione del rapporto di lavoro» ovvero:

1. situazioni di cui si è appreso in virtù dell’ufficio rivestito;
2. notizie acquisite in occasione e/o a causa dello svolgimento delle mansioni lavorative, seppure in modo casuale, anche nelle fasi preliminari all’instaurazione del rapporto di lavoro o prima del suo termine.

• se la segnalazione è stata inoltrata “ nell’interesse dell’integrità della pubblica amministrazione”, per cui saranno archiviate le doglianze di carattere personale del segnalante o rivendicazioni/istanze che attengono alla disciplina del rapporto di lavoro o rapporti con superiori gerarchici e colleghi in quanto non rientranti nell’ambito di applicazione della norma.

Non saranno prese in considerazione le segnalazioni fondate su meri sospetti o voci: risulta necessario, infatti, sia tenere conto dell’interesse dei terzi oggetto delle informazioni riportate nella segnalazione, sia evitare che l’amministrazione o la società svolga attività ispettive interne che rischiano di essere poco utili e, comunque, dispendiose.

Qualora venga rilevata una delle cause di archiviazione sopra elencate, entro e non oltre 30 giorni dall’invio dell’avviso di ricevimento il RPCT provvede a:

• archiviare la segnalazione con adeguata motivazione. La stessa verrà, quindi, inserita e conservata all’interno dell’applicativo informatico (o, a seconda dei casi, del fascicolo riservato cartaceo o del protocollo) e sarà oggetto di rendicontazione all'OdV;
• comunicare al segnalante l’archiviazione e la relativa motivazione mediante il sistema informatico (o altro canale utilizzato per la segnalazione ed eventualmente per l’interlocuzione).

In caso, invece, di accertamento della fondatezza della segnalazione, il RPCT provvede a redigere una relazione contenente le risultanze dell’istruttoria condotta ed i profili di illiceità riscontrati nonché a:

• inviare la summenzionata relazione e l’eventuale documentazione evidenziando che si tratta di una segnalazione pervenuta da un soggetto cui l’ordinamento riconosce la tutela rafforzata della riservatezza ai sensi dell’art. 54 bis del d.lgs. n. 165/2001 e omettendo l’indicazione dell’identità del segnalante, all'amministratrice unica nonché ad uno dei seguenti soggetti per i seguiti di competenza:

1. Corte dei Conti (se si tratta di ipotesi di danno erariale);
2. Procura della Repubblica (se si ravvisa un’ipotesi di reato);
3. OdV di Francigena s.r.l.
4. Responsabile del procedimento disciplinare (se si tratta di un’ipotesi di illecito disciplinare);

• comunicare al segnalante l’inoltro della segnalazione ad altro ente/organo e la relativa motivazione e ad avvisarlo della eventualità che la sua identità potrà essere fornita all’Autorità giudiziaria ove questa lo richieda in conformità a quanto previsto dalla l. n. 179/2017.

Per garantire la gestione e la tracciabilità delle attività svolte il RPCT assicura la conservazione all’interno del sistema delle segnalazioni e di tutta la correlata documentazione di supporto per un periodo di cinque anni dalla ricezione, assicurando che i dati identificativi del segnalante siano conservati separatamente da ogni altro dato.